1. Qué son las habilidades
Las habilidades de Copilot en Excel son conjuntos reutilizables de instrucciones que amplían la forma en que Copilot trabaja dentro de un libro. Una habilidad indica a Copilot:- Cuándo debe aplicarse.
- Qué pasos debe seguir.
- Qué resultado debe generar.
- Qué criterios debe respetar.
- Qué errores debe evitar.
@nombre-habilidad
Por ejemplo, un usuario podría disponer de una habilidad denominada:
@informe-ventas-mensualy solicitar:
La habilidad proporcionaría a Copilot las instrucciones necesarias para identificar los datos, calcular los indicadores, crear las hojas correspondientes, aplicar el formato establecido y revisar el resultado. Las habilidades ocupan un espacio intermedio entre un prompt convencional y una automatización programada. Permiten definir procedimientos más completos y reutilizables, aunque continúan dependiendo de la interpretación de la inteligencia artificial.Utiliza @informe-ventas-mensual con los datos de este libro.
2. ¿Qué aportan?
Reutilización de instrucciones
Permiten guardar una forma concreta de realizar una tarea. Esto evita explicar en cada conversación:
- Qué datos debe utilizar Copilot.
- Qué pasos debe seguir.
- Qué estructura debe crear.
- Qué formato debe aplicar.
- Qué elementos no debe modificar.
Mayor consistencia
Una misma necesidad puede generar resultados diferentes cuando cada usuario redacta el prompt de una manera distinta.
La habilidad proporciona una base común para que Copilot siga una secuencia semejante. Esto ayuda a mantener mayor coherencia entre:
- Informes periódicos.
- Departamentos.
- Usuarios.
- Libros con estructuras similares.
- Diferentes ejecuciones de un mismo proceso.
Menor dependencia del prompt
Una habilidad puede contener instrucciones mucho más detalladas que una petición cotidiana.
Por ejemplo, puede indicar que Copilot debe:
- Comprobar que existen determinadas columnas.
- Detectar registros vacíos.
- Crear una hoja de resumen.
- Calcular indicadores.
- Generar gráficos.
- Aplicar formatos.
- Señalar limitaciones o datos incompletos.
- Validar los resultados antes de finalizar.
Incorporación del conocimiento del proceso
Las habilidades permiten trasladar a Copilot reglas de negocio y procedimientos internos, como:
- La forma correcta de calcular un indicador.
- Las categorías oficiales de la organización.
- Las hojas que deben conservarse.
- Los controles que deben realizarse.
- La estructura obligatoria de un informe.
- Los formatos numéricos y visuales.
- Las advertencias que deben incluirse.
FACILITAN EL USO DE COPILOT: Una habilidad bien diseñada permite que usuarios con menos experiencia puedan ejecutar tareas complejas sin tener que conocer todos los pasos técnicos. El conocimiento queda incorporado en la propia habilidad. El usuario se concentra en indicar qué quiere obtener y sobre qué datos debe trabajar.
3. Qué habilidades existen y para qué sirven
La lista de habilidades puede evolucionar y variar según el despliegue, la licencia y la configuración del entorno. Entre las habilidades proporcionadas por Microsoft para Excel destacan las siguientes.
@brandkit
La habilidad Brand Kit permite aplicar al libro las directrices de marca de la organización.
Puede actuar sobre:
- Paletas de colores.
- Tipografías.
- Encabezados.
- Tablas.
- Gráficos.
- Elementos visuales.
- Logotipos corporativos, cuando corresponde.
Puede utilizar recursos aprobados y publicados por la organización para mantener una presentación coherente entre distintos informes.
Ejemplo:
Utiliza @brandkit para aplicar la identidad corporativa a las tablas y gráficos de la hoja Resumen.
Su principal finalidad es reducir el trabajo manual de formato y facilitar que los informes creados por diferentes usuarios mantengan una apariencia uniforme.
@theme-design
La habilidad Theme Design aplica un tema visual al conjunto del libro utilizando criterios generales de diseño de Excel.
Puede actuar sobre:
- Celdas.
- Tablas.
- Gráficos.
- Bordes.
- Jerarquía visual.
- Colores.
- Contrastes.
- Distribución de los elementos.
Está pensada para mejorar la apariencia y la legibilidad de un libro, incluso cuando la organización no dispone de un kit de marca.
Ejemplo:
Utiliza @theme-design para dar un diseño profesional y coherente a este informe.
Diferencia entre Brand Kit y Theme Design
| Habilidad | Finalidad |
|---|---|
@brandkit |
Aplicar la identidad visual definida por la organización |
@theme-design |
Mejorar el diseño del libro siguiendo criterios generales de presentación |
Brand Kit responde a la pregunta:
¿Cómo debe verse este libro para respetar nuestra marca?
Theme Design responde a:
¿Cómo puede mejorarse este libro para que resulte más claro y profesional?
Habilidades personalizadas
Además de las habilidades proporcionadas por Microsoft, el usuario puede crear habilidades propias para procesos específicos, por ejemplo:
- Generar informes mensuales.
- Analizar incidencias.
- Preparar previsiones.
- Clasificar respuestas abiertas.
- Revisar la calidad de los datos.
- Construir cuadros de mando.
- Aplicar controles financieros.
- Preparar informes comerciales.
La relación exacta de habilidades disponibles puede consultarse desde: Copilot en Excel → Agregar contenido de trabajo → Todas las habilidades.
4. Ejemplos
Ejemplo 1: informe mensual de incidencias
Necesidad
Una empresa recibe mensualmente un archivo con incidencias de clientes y necesita generar siempre el mismo informe.
La tabla contiene campos como:
- Fecha de apertura.
- Fecha de cierre.
- Cliente.
- Producto.
- Tipo de incidencia.
- Estado.
- Prioridad.
- Descripción.
Habilidad propuesta
@informe-incidenciasQué haría
La habilidad podría incluir las siguientes instrucciones:
- Comprobar que existen las columnas necesarias.
- Identificar registros incompletos.
- Crear una hoja denominada
Resumen. - Calcular el total de incidencias.
- Calcular incidencias abiertas, cerradas y resueltas.
- Calcular el tiempo medio de resolución.
- Crear un resumen por producto.
- Crear un resumen por tipo de incidencia.
- Señalar incidencias críticas todavía abiertas.
- Crear gráficos de evolución y distribución.
- Aplicar el formato corporativo.
- No modificar la tabla original.
- Verificar que los recuentos coinciden con los datos de origen.
Ejemplo de uso
Utiliza @informe-incidencias con los datos de junio. Crea un resumen ejecutivo y destaca los productos con mayor número de incidencias.
Valor del ejemplo
La organización puede generar todos los meses un informe con una estructura semejante sin tener que reconstruir el análisis ni repetir un prompt extenso.
La habilidad conserva el procedimiento y permite aplicarlo a nuevos periodos o archivos con una estructura compatible.
Ejemplo 2: clasificación de respuestas abiertas
Necesidad
Una encuesta de satisfacción contiene varias columnas de texto libre:
- Lo más útil.
- Lo menos útil.
- Qué debería mejorarse.
Estas respuestas no pueden cuantificarse directamente porque cada usuario se expresa de una manera diferente.
Habilidad propuesta
@clasificar-encuestaQué haría
La habilidad podría indicar a Copilot que:
- Lea las columnas de comentarios.
- Genere un resumen breve de cada respuesta.
- Clasifique el contenido utilizando categorías predefinidas.
- Añada una columna de sentimiento.
- Identifique los temas más repetidos.
- Calcule el número de comentarios por categoría.
- Cree una hoja con conclusiones.
- Mantenga una categoría
OtrosoRevisión manualpara registros ambiguos. - No modifique el texto original.
- Señale los comentarios cuya clasificación tenga poca claridad.
Ejemplo de uso
Utiliza @clasificar-encuesta y analiza las respuestas de la tabla Encuesta. Emplea únicamente las categorías incluidas en la hoja Parámetros.
Valor del ejemplo
La habilidad permite transformar contenido no estructurado en información que puede:
- Filtrarse.
- Contarse.
- Compararse.
- Representarse mediante gráficos.
- Analizarse por departamento, curso, producto o periodo.
Copilot realiza una primera clasificación, pero el usuario debe revisar las categorías y validar los registros ambiguos.
5. Diferencia con otras funciones de personalización
Las habilidades no deben confundirse con otras opciones de Copilot en Excel.
| Funcionalidad | Alcance | Uso principal |
| Personalización | Diferentes libros del usuario | Guardar preferencias personales |
Hoja .Rules |
Un libro concreto | Indicar cómo debe trabajar Copilot dentro de ese archivo |
| Habilidad | Una tarea reutilizable | Definir un procedimiento aplicable repetidamente |
| Brand Kit | Organización o grupo | Aplicar la identidad visual corporativa |
| Script de Office | Automatización programada | Ejecutar una secuencia técnica y determinista |
Por ejemplo:
- Personalización: utilizar habitualmente fechas con formato
dd/mm/aaaa. - Hoja
.Rules: no modificar la hojaDatos_Origende un libro concreto. - Habilidad: generar el informe mensual siguiendo una secuencia definida.
- Brand Kit: aplicar los colores y las tipografías corporativas.
- Script de Office: crear exactamente unas hojas, tablas y formatos mediante código.
Estas funciones pueden complementarse. Una habilidad puede ejecutar un proceso reutilizable, mientras que la hoja .Rules establece las normas particulares del libro. Brand Kit puede encargarse de la identidad visual y un script puede ejecutar aquellas operaciones que requieren mayor precisión técnica.
6. Limitaciones
Las habilidades mejoran la reutilización y la consistencia, pero no convierten a Copilot en una automatización completamente determinista. El resultado continúa dependiendo de la interpretación que el modelo haga de las instrucciones, de la estructura del libro y de la calidad de los datos.
Dos ejecuciones de una misma habilidad pueden presentar pequeñas diferencias, especialmente cuando las instrucciones dejan margen de interpretación. Por este motivo, una habilidad debe describir con precisión las entradas necesarias, las comprobaciones iniciales y el resultado esperado.
Expresiones genéricas como crea un informe profesional ofrecen poca orientación. En cambio, una instrucción que defina las hojas, los indicadores, los gráficos y los controles permite obtener resultados más coherentes.
La estructura del libro también condiciona su funcionamiento. Si cambian los nombres de las hojas, las tablas o las columnas, Copilot puede no localizar los datos correctos.
Una habilidad bien diseñada debe comprobar que los campos obligatorios existen y detenerse o informar al usuario cuando falte información esencial.
Las habilidades tampoco sustituyen la validación humana. El usuario debe revisar fórmulas, totales, categorías, gráficos, conclusiones y supuestos antes de utilizar el resultado. Esta revisión resulta especialmente importante en informes financieros, laborales, legales, comerciales o estratégicos.
Otro aspecto relevante es el gobierno. Las habilidades personales pueden almacenarse en el OneDrive de su creador, lo que plantea cuestiones sobre propiedad, mantenimiento, control de versiones y continuidad cuando esa persona cambia de puesto o abandona la organización.
Para un uso empresarial conviene definir quién crea, valida, publica, actualiza y retira cada habilidad. Las habilidades que incorporan código mediante Office.js ofrecen mayor capacidad de control, pero requieren conocimientos técnicos y dependen de las API disponibles en la versión de Excel utilizada. Además, las capacidades avanzadas continúan evolucionando, por lo que no deberían emplearse sin pruebas suficientes en procesos críticos.
En términos generales, una habilidad es adecuada cuando se necesita orientar a Copilot para ejecutar una tarea compleja y reutilizable. Cuando el proceso debe producir exactamente el mismo resultado, sin variaciones y con una secuencia estricta, puede ser más conveniente recurrir a Power Query, scripts de Office, macros o Power Automate.
Valor principal
El principal valor de las habilidades es convertir una forma de trabajar en un recurso reutilizable por Copilot. La secuencia sería: Prompt repetido → procedimiento documentado → habilidad reutilizable → resultados más consistentes.Disponibilidad
La disponibilidad de las habilidades puede variar según:
- El tenant de Microsoft 365.
- La licencia asignada.
- La versión de Excel.
- El canal de actualización.
- La plataforma utilizada.
- Las políticas administrativas.
- El estado del despliegue de la funcionalidad.
Para acceder a ellas se necesita una versión compatible de Excel para Microsoft 365 y acceso a Copilot en Excel mediante la licencia correspondiente.
Se puede comprobar si se dispone de la funcionalidad desde: Excel → Copilot → Agregar contenido de trabajo → Todas las habilidades
También se pueden revisar las opciones de administración desde: Copilot → Configuración → Administrar habilidades
Cuando estén disponibles las habilidades personalizadas, aparecerá una sección específica desde la que se podrá crear o conectar la carpeta correspondiente de OneDrive.