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Si la respuesta a esta pregunta es NO, te cambio la pregunta, ¿Cuántas tareas realizas a diario de forma repetitiva y que te consumen mucho tiempo que podrías dedicar a tareas mucho más relevantes? Seguro que aquí sí se te vienen muchas respuestas a la cabeza.
Pongamos algunos ejemplos:
Recopilación de Datos de Formularios, encuestas o mails
- Tarea Repetitiva: La recopilación de datos a través de respuestas a formularios, encuestas o correos electrónicos es común en diversas áreas: comercial, recursos humanos, estudios de mercado, etc. La consolidación manual de estos datos puede llevar mucho tiempo.
- Automatización con Power Automate: Configura un flujo de trabajo que, al recibir una respuesta de un determinado formulario, automáticamente traslade los datos a una hoja de cálculo de Excel o lista de Sharepoint, etc.
- Beneficio: elimina la necesidad de ingresar manualmente la información y asegura que los datos se guardan de forma correcta y se encuentren disponibles para otras acciones en tiempo real.
Envíos de correos electrónicos
- Tarea Repetitiva: envío de correos electrónicos a contactos almacenados.
- Automatización con Power Automate: Configura un flujo de trabajo que envíe a cada uno de los contactos registrados en una tabla de Excel, lista de Sharepoint o base de datos, un correo electrónico personalizado, con o sin archivos adjuntos.
- Beneficio: elimina la necesidad de generar los correos uno a uno de forma manual, o utilizar técnicas que no permiten la personalización de los envíos o herramientas que no se ajustan a las necesidades o tienen un coste elevado.
Gestión de solicitudes y creación de documentos
- Tarea Repetitiva: recepción de solicitudes por correo electrónico que derivan en la recopilación de datos para la generación de documentos estandarizados.
- Automatización con Power Automate: Configurar un flujo de trabajo que, al recibir un correo electrónico con una determinada solicitud, automáticamente genere el registro de los datos y a su vez, cree un documento estandarizado con la información recibida, e informe a los usuarios que deban atender dicha solicitud.
- Beneficio: elimina la necesidad de tener que realizar registros manuales. Se evitan errores en el traspaso de la información reportando así, una tasa de tiempo menor en la gestión de la solicitud, siendo esto último lo que realmente aporta valor a todo el proceso.
¿Y qué es esto de Power Automate?
Power Automate es la plataforma de Microsoft que facilita la automatización de procesos permitiendo a los usuarios y a las empresas, simplificar y optimizar sus tareas diarias, rutinarias y con bajo valor añadido. Esta herramienta facilita la creación de flujos de trabajo automatizados sin necesidad de programación, permitiéndote a ti y a tu equipo centrarse en tareas más estratégicas y de alto impacto.
¿Qué nos aporta Power Automate?
- Ahorro de Tiempo y Recursos: destierra las tareas manuales repetitivas. Power Automate automatiza procesos rutinarios, permitiendo que tú y tu equipo se puedan enfocar en tareas estratégicas que son las que realmente aportan valor.
- Automatización Escalable: Power Automate es escalable y se adapta a las necesidades cambiantes de tu entorno laboral. Puedes comenzar con flujos de trabajo simples y, a medida que aumenta la complejidad de tus tareas a la vez que aumenta tu conocimiento de la herramienta, podrás escalar hacia procesos más complejos sin complicaciones.
- Reducción de Errores Manuales: La automatización minimiza la posibilidad de errores humanos en tareas repetitivas. Power Automate asegura una ejecución consistente y precisa de los procesos, mejorando la calidad de los resultados.
- Integración con Herramientas Microsoft: Si ya utilizas herramientas de Microsoft como Excel, Power BI, o SharePoint, Power Automate se integra perfectamente, permitiéndote automatizar flujos de trabajo entre estas aplicaciones y optimizar tus procesos end-to-end
- Más tiempo: al liberarte de tareas poco agradecidas, tanto tu como tus equipos de trabajo, podrán dedicar tiempo a la resolución de problemas y a la generación de ideas que aporten valor a los procesos de trabajo.
¿Debemos intentar automatizar todo tipo de tareas?
Al implementar Power Automate, es esencial identificar aquellas tareas diarias que son susceptibles de ser automatizadas para aprovechar al máximo esta herramienta. Sin embargo, también hay tareas que, debido a su naturaleza o nivel de complejidad, podrían no ser adecuadas para la automatización. Por tal motivo, es importante tener en cuenta ciertos criterios al decidir qué tareas automatizar y cuáles no.
Aquí te presentamos algunas pautas generales:
Tareas Diarias Susceptibles de Automatización con Power Automate
- Procesos Repetitivos y Rutinarios: Automatiza tareas que se repiten regularmente y siguen un patrón específico. Esto puede incluir la gestión de correos electrónicos recurrentes, actualizaciones de informes diarios o procesos de aprobación estándar.
- Procesos de Recopilación de Datos: Automatiza la recopilación y actualización de datos de diversas fuentes, permitiendo una gestión más eficiente de la información.
- Aprobaciones: Automatiza el envío de solicitudes de aprobación, agilizando procesos de toma de decisiones y mejorando la comunicación interna.
- Respuestas a Eventos Específicos: Configura flujos de trabajo automáticos en respuesta a eventos específicos, como la recepción de correos electrónicos importantes o la actualización de registros en bases de datos.
- Transferencia de Datos entre Aplicaciones: Automatiza la transferencia de datos entre diferentes aplicaciones y plataformas. Power Automate se integra con una variedad de servicios, facilitando la sincronización y actualización automática de información.
- Notificaciones y Alertas: Utiliza Power Automate para enviar notificaciones automáticas y alertas en tiempo real sobre eventos importantes. Esto mejora la comunicación interna y permite respuestas rápidas ante cambios o situaciones críticas.
Tareas que Pueden No Ser Adecuadas para Automatización con Power Automate
- Tareas con Cambios Frecuentes en los Requisitos: Si las tareas implican cambios frecuentes en los requisitos o reglas, puede ser más eficiente gestionarlas manualmente para adaptarse a las variaciones.
- Decisiones Altamente Subjetivas: Tareas que requieren toma de decisiones basadas en criterios subjetivos o contextuales pueden ser más eficientes con la intervención humana.
- Tareas de Alta Interacción con Clientes: Interacciones que implican un alto nivel de empatía y comprensión emocional, como el servicio al cliente altamente personalizado, pueden no ser adecuadas para la automatización total.
- Tareas Creativas o Estratégicas: Tareas que involucran creatividad, estrategia o pensamiento innovador pueden beneficiarse más de la intervención humana.
- Procesos Altamente Especializados o Sensibles: En algunos casos, procesos altamente especializados o sensibles pueden requerir la supervisión humana para garantizar la precisión y la calidad.
¿Quieres ver algunas de las posibilidades de esta herramienta?
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